员工规范 / Generative AI Employee Use Policy
企业生成式 AI 员工使用规范，
把“能不能用”写成可执行动作。
员工使用生成式 AI 前，先判断资料是否允许输入、工具是否在批准清单、输出是否需要事实与敏感信息核验。AI 只负责准备草稿、整理和提示；员工对提交、发送、发布、付款、审批和客户承诺负责。
四条先记住
- 不确定能不能输入，就先不要输入。向资料所有者或信息安全联系人确认。
- AI 输出默认是草稿。它不是事实、意见、审批或承诺，员工必须按岗位要求核验。
- 高影响动作必须人工确认。对外发送、正式发布、合同、价格、付款、订单、审批、招聘和绩效判断不得由 AI 独立完成。
- 发现异常立即停止并报告。误传、越权、虚构或无法解释时，不要继续扩大传播或自行掩盖。
资料输入分三级
| 等级 | 示例 | 员工动作 |
|---|---|---|
| 可在批准工具中使用 | 公开资料、已确认可公开的模板、获授权且完成必要处理的测试样本 | 仍要核对用途、来源和输出，不代表可以直接发布 |
| 需先确认 | 内部经营数据、客户资料、员工信息、未公开合同/报价、源代码、知识库原文、会议记录 | 由资料所有者、安全或法务确认用途、最小范围、账号、保存和删除 |
| 禁止直接输入 | 密码、访问令牌、Cookie、私钥、助记词、完整身份证件信息、未授权敏感资料或组织禁止项 | 不要输入；若误传，立即停止并按事件渠道报告 |
重要：“工具已获批准”不等于“所有资料都可以输入”；脱敏也不自动等于获得授权。
完整规范草案：六个执行模块
1. 工具与账号
只使用组织批准的账号、区域、模型和插件。不得共用个人账号处理公司资料，不得绕过登录、权限、审计或安全限制。工具的数据保留说明、插件或服务区域发生变化时，应重新评估。
2. 输出与事实核验
对姓名、数字、日期、政策、法规、合同条款、客户信息、引用、代码依赖和来源逐项核验。找不到来源就标为待核实，不用“模型说的”作为依据。
3. 人工审核与外部动作
AI 可以生成提纲、草稿、分类、检索结果和待办建议；员工与业务负责人负责事实、适用范围、语气、敏感信息、引用和最终决定。发送、发布、付款、签署、审批或客户承诺必须由授权人员明确确认。
4. 记录与留痕
按项目要求记录工具、日期、用途、输入资料类别、输出用途、审核人和异常；不为留痕而复制不必要的个人信息或敏感原文。
5. 事件报告
误传、越权访问、异常输出、疑似资料泄露或恶意提示时，立即停止相关动作，通过组织指定的 IT、信息安全或管理渠道报告工具、时间、资料类别、可见范围和已采取的隔离动作。
6. 停止与恢复
输入边界不明、批准范围变化、关键输出无法验证、审核人缺席、异常无法回退或外部动作误执行时，暂停相关用例。只有在资料、权限、人审和回退重新确认后，才由授权人决定恢复。
可复制：员工一页使用检查清单
复制使用前、使用中、使用后检查清单
把规范变成培训与试点动作
- 由管理者、信息安全、HR、法务和业务负责人确定正式范围、批准工具清单、资料分级和报告渠道。
- 让每个岗位用一条真实但低风险的任务演练“输入判断—生成—核验—人工确认—记录”。
- 把高影响动作列成岗位红线，在系统上保留确认人和回退入口，不只写口号。
- 将检查清单放进培训、项目启动和部门 SOP，收集员工遇到的灰区问题并按版本修订。
- 工具、模型、插件、资料类型或业务流程变化时重新评估，不把旧批准自动沿用到新场景。
参考依据与适用边界
本模板采用“组织治理—场景映射—测量—持续管理”的风险思路，并将人工监督、角色责任、记录和停止条件转为员工可执行动作。具体用例是否适用中国法律、行业监管、客户合同或跨境要求，必须结合实际主体、资料、用途和系统判断。
参考：NIST AI RMF：Generative AI Profile、NIST AI RMF Playbook：Govern、国家网信办《生成式人工智能服务管理暂行办法》。NIST 文件为自愿参考；中国规则的具体适用性请核对现行正式文本和专业意见。
常见问题
公司批准了某个 AI 工具，员工就可以输入所有内部资料吗？
不可以。工具获批与具体资料获准输入是两件事，仍需确认资料所有者、用途、敏感等级、访问角色、保存和删除方式。
AI 写的邮件可以直接发给客户吗？
默认不可以。员工应核验事实、承诺、价格、附件、收件人和语气，并按组织流程由授权人员确认后再发送。
员工误把敏感资料粘贴进 AI 应该怎么办？
立即停止继续使用和传播，保留必要记录，并按组织指定的信息安全或事件渠道报告，不要自行扩大处理范围。
生成式 AI 员工使用规范是法律文件吗？
不是。本页是内部讨论模板，不构成法律意见、合规评估、劳动制度或对具体场景的结论。
员工可以用个人 AI 账号处理工作资料吗？
除非组织明确批准并完成资料和安全评估，否则不应使用个人账号处理公司资料。
员工使用规范会不会阻止团队使用 AI？
目标是把可控用途说清楚。公开或已授权的低风险任务可以在批准工具和人工审核边界内使用，高风险场景应先补资料、权限、审核和回退条件。
先把员工每天遇到的灰区列出来。
带上现有工具清单、资料分类、典型岗位任务和事件报告路径，把规范草案改成培训与试点中的可执行检查点。
发起生成式 AI 使用规范沟通 →